Quản lý nhân sự bằng excel trước kia được các doanh nghiệp áp dụng rất nhiều. Nhưng trong quá trình sử dụng việc quản lý nhân sự này lại bộc lộ nhiều nhược điểm cần khắc phục. Và phần mềm quản lý nhân sự ra đời đã giúp khắc phục rất nhiều những nhược điểm đó. Hãy cùng tìm hiểu những nhược điểm của quản lý nhân sự bằng excel và phần mềm nhân sự đã khắc phục những đặc điểm đó như thế nào nhé.

Quản lý nhân sự bằng excel

Excel là công cụ rất quan trọng đối với những người làm công tác nhân sự. Kể cả doanh nghiệp có sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp thì công cụ này vẫn không thể thiếu trong công tác nhân sự.

Khi chưa có phần mềm quản lý nhân sự bằng excel thì các tác vụ quản lý nhân sự như thông tin về nhân viên, chấm công, tính lương, quản lý công việc của nhân viên được quản lý trên excel. Bộ phận nhân sự sẽ tạo các sheet tương ứng với từng tác vụ cần quản lý của nhân sự rồi nhập thông tin vào các sheet đó bằng cách điền và thiết lập những công thức cho phù hợp.

Về sheet  danh sách nhân sự sẽ quản lý những thông tin như họ và tên nhân viên, mã số nhân viên, mã số thuế, ngày bắt đầu làm việc, giới tính, chức vụ, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, thời gian làm việc  và một số thông tin cá nhân khác của nhân viên.

Những sheet tính lượng, phụ cấp, bảo hiểm xã hội sẽ được áp dụng những công thức tính theo đúng quy định của nhà nước.

Quản lý nhân sự bằng excel còn hỗ trợ soạn thảo các mẫu hợp đồng.

Nhược điểm của quản lý nhân sự bằng excel

Quản lý nhân sự bẳng excel cũng giúp ích rất nhiều cho bộ phận quản lý nhân sự. Tuy nhiên nếu dùng về lâu dài thì công cụ quản lý này bộc lộ nhiều nhược điểm như sau:

Khả năng lưu trữ lâu dài của excel không được nhiều. Bởi excel chỉ có giới hạn số dòng để có thể quản lý nhân viên, việc này chỉ có thể lưu trữ dữ liệu trong một vài tháng chứ không thể giúp lưu trữ lâu dài. Có thể bạn sẽ tách sheet ra hoặc thêm file lưu trữ nhưng việc này sẽ khiến dữ liệu lưu trữ không được tập trung vì thế sẽ khiến việc đánh giá nhân viên trong một quá trình dài không được chính xác.

Quản lý nhân sự bằng excel không hỗ trợ nhập thông tin cùng lúc bởi nhiều người. Những thông tin được lưu trữ bởi nhiều người khác nhau khiến bảng báo cáo của  những người đó khác nhau.

Khi người quản lý muốn có một báo cáo nào đó về nhân viên thì bộ phận nhân sự phải mất thời gian tổng hợp rất lâu mới có thể trình báo cáo. Mà công tác tổng hợp báo cáo cũng yêu cầu người sử dụng phải rất thành thạo các kỹ năng làm việc trên excel. Chưa kể việc thiếu dữ liệu hay thiếu thông tin cũng khiến báo cáo không chính xác.

Khả năng đảm bảo an toàn của thông tin trong quản lý nhân sự bằng excel cũng không tốt. Chẳng hạn khi máy tính gặp sự cố thì những thông tin trong file excel lưu trữ trong máy có thể sẽ mất hết.

Phần mềm quản lý nhân sự khắc phục như thế nào?

Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự thì những khó khăn trên sẽ không còn nữa. Cụ thể là:

Phần mềm sẽ giúp lưu trữ dữ liệu được lâu dài hơn trên cùng một phần mềm. Dữ liệu nhân viên sẽ được lưu trữ từ khi nhân viên mới bắt đầu làm việc đến khi nhân viên nghỉ việc. Điều này sẽ giúp các nhà quản lý đánh giá được nhân viên một cách chính xác hơn.

Các nhân viên sẽ có một tài khoản riêng và được cấp quyền để làm những công việc trong phần mềm. Khi các nhân viên này thay đổi thông tin phần mềm sẽ tự động lưu trữ vì thế thông tin sẽ được bảo mật và toàn vẹn hơn.

Và nếu nhà lãnh đạo muốn có một báo cáo nào thì chỉ cần những thao tác click chuột đơn giản là phần mềm sẽ xuất báo cáo ra file excel nhanh chóng.

Trên đây là một số nhược điểm của phương pháp quản lý nhân sự bằng excel. Phần mềm quản lý nhân sự ra đời đã khắc phục được hết những nhược điểm đó. Bạn còn chần chừ gì mà không trang bị ngay cho doanh nghiệp của mình phần mềm hữu ích này.